Dokumentenmanagement
Dokumente sind das Rückgrat jeder Verwaltung. Anträge, Bescheide, Verträge, Korrespondenz: Täglich entstehen in Kommunen große Mengen an Unterlagen, die strukturiert abgelegt, sicher aufbewahrt und schnell wiedergefunden werden müssen. Wir übernehmen Betrieb, Support, Beratung und Projektsteuerung für ein vollständiges digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS) auf Basis von enaio und stellen damit eine rechtssichere, effiziente und zuverlässige Grundlage für die gesamte Vorgangsbearbeitung bereit.
Unser Service, Ihr Mehrwert
Viele Kommunen arbeiten noch mit uneinheitlichen Ablagestrukturen, papierbasierten Posteingängen und isolierten Systemen, die kaum miteinander verbunden sind. Das führt zu Medienbrüchen, langen Suchzeiten und Risiken bei der Einhaltung von Aufbewahrungsfristen und datenschutzrechtlichen Vorgaben. Ein professionelles DMS schafft eine gemeinsame, strukturierte Arbeitsgrundlage für alle Ämter und ermöglicht durchgängig digitale Prozesse: vom Posteingang über die Vorgangsbearbeitung bis zur rechtskonformen Archivierung.
- Einheitliche digitale Ablage nach Aktenplan für alle Ämter und Fachbereiche
- Durchgängig digitaler Posteingang mit automatisierter Texterkennung (OCR) und Verteilung
- Elektronische Aktenführung (E-Akte) mit Versionierung und Volltextsuche
- Digitale Workflows für Prüfung, Freigabe und Genehmigungsprozesse
- Revisionssichere Langzeitarchivierung gemäß DSGVO und GoBD
Services des Dokumentenmanagements
Dokumentenmanagement mit enaio
enaio ist das zentrale Dokumentenmanagementsystem, das wir für Kommunen vollumfänglich betreiben. Als Vollservice-Anbieter übernehmen wir nicht nur den technischen Betrieb, sondern auch Support, Beratung, Projektsteuerung und die Langzeitarchivierung. So erhalten Kommunen ein professionell betriebenes DMS, ohne eigene Ressourcen für Betrieb und Wartung einsetzen zu müssen. enaio vereint alle zentralen Funktionen eines modernen DMS in einer Lösung. Dazu gehören die digitale Ablage, die E-Akte, Workflows, der digitale Posteingang sowie die sichere Anbindung an Fachverfahren über standardisierte Schnittstellen.
- Digitale Ablage nach einheitlichem Aktenplan mit Verschlagwortung und Metadaten
- Elektronische Aktenführung (E-Akte) mit Versionierung und Volltextsuche
- Digitale Workflows für Prüfung, Freigabe, Genehmigung und Wiedervorlagen
- Digitaler Posteingang mit OCR-Texterkennung, automatisierter Klassifizierung und E-Mail-Import
- Rollenbasiertes Rechte- und Berechtigungsmanagement mit Vertretungsregelungen
- Revisionssichere Langzeitarchivierung gemäß DSGVO, GoBD und kommunalrechtlichen Aufbewahrungsfristen
- Schnittstellen zu Fachverfahren und kommunaler IT-Infrastruktur (API, CMIS)
- Vollständiger Betrieb, Support und Beratung aus einer Hand
Zentrales Behördenpostfach (beBPo / EGVP)
Das zentrale Behördenpostfach ermöglicht Kommunen die rechtssichere elektronische Kommunikation mit Gerichten, Behörden und anderen öffentlichen Stellen über das besondere elektronische Behördenpostfach (beBPo) und das Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP). Wir übernehmen Betrieb und Support vollständig und sorgen dafür, dass eingehende Nachrichten direkt in Outlook und das DMS weitergeleitet werden. Damit wird die elektronische Kommunikation im Behördenverkehr nahtlos in die bestehende Arbeitsumgebung integriert.
- Betrieb und Support für EGVP- und beBPo-Postfächer
- Direkte Zustellung eingehender Nachrichten in Outlook und das DMS
- Versand von Nachrichten an Gerichte und Behörden direkt aus Outlook
- Verwaltung und Pflege der Postfächer einschließlich Verlängerungen
- Unterstützung bei der Antragsstellung und Kommunikation mit ITN und Justiz Niedersachsen
Sie haben noch Fragen?
Unser Team vom Service Desk hilft Ihnen gerne dabei, die richtigen Lösungen für die spezifischen Anforderungen Ihrer Einrichtung zu finden.
