Ausländer- und Einbürgerungswesens
Aufenthaltsverfahren und Einbürgerungsprozesse gehören zu den rechtlich anspruchsvollsten und fallzahlintensivsten Aufgaben kommunaler Verwaltungen. Lange Bearbeitungszeiten, komplexe Falllagen und ein hoher Kommunikationsaufwand belasten Sachbearbeitende täglich. Wir bieten in diesem Bereich ein umfangreiches Portfolio an Lösungen an, die u.a. darauf abzielen, Bearbeitungszeiten deutlich zu reduzieren und Mitarbeitende zu entlasten.
Unser Service, Ihr Mehrwert
Hohe Antragszahlen, komplexe Falllagen und ein Mischbetrieb aus Online-Services, E-Mail und Papier machen die Arbeit in Ausländerbehörden und Einbürgerungsstellen besonders herausfordernd. Bearbeitungszeiten von über einem Jahr bei Einbürgerungen sind keine Seltenheit, und jede Verzögerung belastet sowohl Mitarbeitende als auch Antragstellende. Unsere integrierten Fachverfahren schaffen medienbruchfreie Prozesse, reduzieren manuelle Abstimmungsschritte und geben Sachbearbeitenden mehr Zeit für die eigentliche fachliche Arbeit.
- Medienbruchfreie Bearbeitung von Aufenthalts- und Einbürgerungsverfahren in einem integrierten System
- Automatisierte Schnittstellen zum Ausländerzentralregister (AZR), Meldewesen und eID
- Online-Antragsportal mit Validierung zur Reduktion von Rückfragen und Nachforderungen
- Biometrische Erfassung für Aufenthaltstitel und Identitätsprüfungen direkt im Fachverfahren
- Strukturierte Terminsteuerung zur Entlastung bei begrenzten Bearbeitungskapazitäten
Services des Ausländer- und Einbürgerungswesens
Fachverfahren Ausländerwesen (Axians/Infoma)
Das Fachverfahren für das kommunale Ausländerwesen bildet alle Aufenthaltsverfahren der Ausländerbehörde strukturiert und rechtssicher ab. Alle Vorgänge werden zentral gesteuert, dokumentiert und mit den relevanten Registern verknüpft. Die Anbindung an das Ausländerzentralregister (AZR) ermöglicht automatisierte Abfragen und reduziert den manuellen Erfassungsaufwand erheblich.
- Strukturierte Fallführung für alle Aufenthaltsverfahren der Ausländerbehörde
- Direkte AZR-Anbindung für automatisierte Registerabfragen
- Fristenkontrolle und Wiedervorlagensteuerung für sichere Verfahrensführung
Modul Einbürgerung
Das Einbürgerungsmodul unterstützt die Bearbeitung aller Einbürgerungsverfahren. Es bildet den gesamten Workflow digital ab, stellt Vorlagen bereit und ermöglicht eine strukturierte Bearbeitung auch bei hohem Fallaufkommen.
- Online-Check zur Vorabprüfung der Einbürgerungsvoraussetzungen
- Digitaler Bearbeitungsworkflow von der Antragsannahme bis zur Urkundenausgabe
- Vorlagenverwaltung und automatisierte Urkundenerstellung
- Statistikfunktionen und Reporting gemäß gesetzlicher Meldepflichten
Digitale Akte (DMS-Integration)
Die digitale Akte verbindet das Fachverfahren mit dem Dokumentenmanagementsystem und stellt sicher, dass alle Unterlagen zu einem Aufenthalts- oder Einbürgerungsvorgang vollständig, revisionssicher und jederzeit abrufbar abgelegt sind.
- Vollständige elektronische Akte für Aufenthalts- und Einbürgerungsvorgänge
- Revisionssichere Ablage aller verfahrensrelevanten Dokumente
- Volltextsuche und strukturierte Ablage nach einheitlichem Aktenplan
- Nahtlose Integration zwischen Fachverfahren und DMS
Online-Antragsportal
Das Online-Antragsportal ermöglicht Antragstellenden die digitale Einreichung von Aufenthalts- und Einbürgerungsanträgen. Durch integrierte Validierungsschritte werden Anträge auf Vollständigkeit geprüft, bevor sie in der Behörde eingehen.
- Digitale Antragseinreichung für Aufenthalts- und Einbürgerungsverfahren
- Validierung der Antragsunterlagen auf Vollständigkeit vor der Einreichung
- Strukturierte Übergabe der Anträge ins Fachverfahren ohne manuelle Nacherfassung
- Entlastung des Publikumsverkehrs durch weniger notwendige Vorsprachen
Termin- & Wartemanagement
Die Terminsteuerung ermöglicht eine planbare Kapazitätsverwaltung in Ausländerbehörden, die regelmäßig unter hoher Auslastung arbeiten. Online-Buchung, strukturierte Priorisierung und übersichtliche Terminübersichten helfen dabei, Wartezeiten zu minimieren und die Servicequalität auch bei hohem Andrang stabil zu halten.
- Online-Terminbuchung für Einwohnende
- Kapazitätssteuerung und Priorisierung von Terminkategorien
- Übersichtliche Terminverwaltung für Sachbearbeitende und Teamleitungen
- Reduktion ungeplanter Wartezeiten durch strukturierte Besuchersteuerung
Dokumenten- & Bescheidservice
Der Dokumenten- und Bescheidservice stellt sicher, dass alle ausgehenden Dokumente, einheitlich, fehlerfrei und rechtssicher erstellt werden. Vorlagen werden zentral gepflegt und können direkt aus dem Fachverfahren heraus befüllt und ausgegeben werden.
- Einheitliche Erstellung von Bescheiden, Zusicherungen und Begleitdokumenten
- Vorlagenverwaltung mit automatischer Befüllung aus dem Fachverfahren
- Reduzierung von Formularfehlern durch standardisierte Prozesse
Schnittstellen (AZR/Meldewesen/eID)
Automatisierte Schnittstellen zu zentralen Registern und Behördensystemen bilden das Rückgrat eines medienbruchfreien Verwaltungsverfahrens. Die Anbindung an das Ausländerzentralregister (AZR), das Meldewesen und eID-Systeme reduziert manuelle Datenübertragungen und erhöht die Datenqualität in allen verbundenen Systemen.
- Automatische Datenübernahme aus dem Ausländerzentralregister (AZR)
- Schnittstelle zum kommunalen Meldewesen für konsistente Stammdaten
- eID-Integration für rechtssichere Identitätsprüfungen
- Deutliche Reduktion von Medienbrüchen und manuellen Übertragungsfehlern
Gebühren- & Kassenintegration
Die Kassenintegration stellt sicher, dass Gebühren aus Aufenthalts- und Einbürgerungsverfahren direkt und einheitlich abgerechnet werden. Vorgangsbezogene Gebühren werden automatisch berechnet und an das Kassenverfahren übergeben, sodass ein durchgängiger Abrechnungsprozess ohne manuelle Zwischenschritte entsteht.
- Automatische vorgangsbezogene Gebührenberechnung
- Nahtlose Übergabe an das kommunale Kassenverfahren
- Einheitlicher und nachvollziehbarer Abrechnungsprozess
Hecosys LiveScanWeb
LiveScanWeb ermöglicht die normgerechte biometrische Erfassung von Fingerabdrücken und Lichtbildern direkt im Rahmen des Aufenthaltsverfahrens. Die erfassten Daten werden automatisch an den eAT-Prozess übergeben und sind direkt mit dem Fachverfahren verknüpft. Das beschleunigt die Dokumentenbestellung bei der Bundesdruckerei und reduziert Fehlerquellen bei der manuellen Datenübertragung.
- Normgerechte biometrische Erfassung von Fingerabdrücken und Lichtbildern
- Direkte Übergabe der Biometriedaten an den eAT-Bestellprozess
- Kompatibilität mit kommunalen Fachverfahren im Ausländerwesen
- Beschleunigung der Dokumentenbestellung durch automatisierte Datenübergabe
Sie haben noch Fragen?
Unser Team vom Service Desk hilft Ihnen gerne dabei, die richtigen Lösungen für die spezifischen Anforderungen Ihrer Einrichtung zu finden.
